Dette er ein metodikk fylkesarkivet ynskjer velkommen og ser på som absolutt naudsynt i samband med dei omleggingane som har starta og som vil dominere kommunane i åra som kjem.
Her kjem litt informasjon om den nye tilsynsmetodikken:
Arkivverket har som ei oppgåve å gjennomføre tilsyn med kommunane. Sida juni har dei vore med eit prosjekt for å gjere tilsyna betre. Hovedfokuset er at tilsyna skal vere meir tilpassa brukarane sine behov. Med brukarar meinast arkivleiarar og arkivmedarbeidarar, men og kommunen si øverste leiing, mellomleiarar, sakshandsamarar og it-teneste.
Arkivverket vil og ha fokus på innbyggarane sine behov. Dette avdi erfaring vise at arkiva er av vesentlig betydning for å ivareta rettstryggleiken.
I prosjektet "Brukerorienterte tilsyn" vert tenestedesign nytta som metode. Ein er nå ferdig med å kartlegge og analysere brukarane sine behov og brukarane sine erfaringar med Arkivverket sine tilsyn. Ein har intervjua kommunar av ulik storleik frå heile Norge, og ulike grupper som rådmenn, IT-direktørar, sakshandsamarar og arkivleiarar. Alle har det til felles at dei har vore med på eit tilsyn med Arkivverket.
Ein er nå i gang med å bearbeide alle innspilla for å verte betre på tilsyn som betyr noko. Arkivverket melder at det var ei overveldande attendemelding frå kommunane at dei ynskte flere tilsyn vulkomen. Tilsyn ga effekt og ein var nøgd med balansen mellom tilsyn og rettleiing.
Arkivverket presiserer at dei ynskjer å samarbeide med dei kommunale arkivinstitusjonane om å gi eit endå betre og relevant arkivhald i dei norske kommunane.
Fylkesarkivet sluttar seg til synspunkta til Riksarkivet og ser fram til eit tett og godt samarbeid med Arkivverket og kommunane i tilsynsarbeidet. Vi meiner det nå over 30 år lange samarbeidet fylkesarkivet har hatt med kommunane i Sogn og Fjordane vil komme godt med i tilsynsarbeida framover, og ikkje minst sikre det Arkivverket omtalar som "eit betre og relevant arkivhald" for kommunane i Sogn og Fjordane.
Det inneber imidlertid at kommunane er flinke til å involvere fylkesarkivet i problemstillingar som har med dokumentasjonshandteringa å gjere. Det inneber også at fylkesarkivet må vere flinke til å følgje opp når kommunane ber om assistanse i slike spørsmål. Vi trur særleg at arbeidet med arkivplanen vil vere viktig ift å skildre gjeldande rutinar og arkivhandtering og samstundes peike på ansvarstilhøva.