Personregister inneheld opplysningar knytt til einskildpersonar, og inkluderer klientmapper frå PPT, barnevern, pleie og omsorg, helsestasjonar, barnehagar og skule. I løpet av dei siste åra har også dei offentlege tannklinikkane i fylket avlevert avslutta journalar. Personregister er og kjent som rettigheitsdokumentasjon fordi det er med på å dokumentere om det offentlege har utført plikter og oppgåver dei er pålagde overfor innbyggjarane.

Personregister kan avleverast til fylkesarkivet etter 10 år. Det er framleis kommunen eller fylkeskommunen som eig materialet, og førespurnader om innsyn skal gå gjennom avleverande eining. Mappa blir sendt til avleverande eining på utlån, og der vil innsynskravet bli vurdert etter gjeldande lover.

Før personregister kan avleverast til fylkesarkivet, må alle mapper ordnast og listeførast. Nedanfor finn du ein detaljert instruks for dette arbeidet, og malar til etikett, avleveringsliste- og blankett.

Tannhelsejournalar

Fylkesarkivet oppbevarer også tannhelsejournalar eldre enn 10 år frå dei offentlege tannklinikkane i fylket. Pasienten kan få tilgang til journalen sin anten ved å ta kontakt direkte med oss, via klinikken han/ho gjekk til, eller gjennom sin nye tannlege. I samråd med tannhelsetenesta er det laga ein rutine for innsyn i dette materialet. Den finn du også nedanfor.

NB! Det vil også vera rettleiingar under emnet Arkivdanning som er aktuelle og som gjeld det daglege arbeidet med desse arkiva.