Arbeidet inneber blant anna å kartlegge kva som finst av privatarkiv rundt om i fylket for slik å kunne komme med ei anbefaling om kva ein bør ta sikte på å samle inn av privatarkiv i framtida. Som ein del av kartleggingsarbeidet har vi besøkt ulike institusjonar, historielag og kommunar som oppbevarer privatarkiv. Formålet med besøka har vore å få ei best mogeleg oversikt over både omfang og kva type privatarkiv dei forskjellige institusjonane, lagane og kommunane oppbevarer hos seg.
Nyleg var fylkeskommunen på besøk i Austrheim kommune, Kvam kommune og hos Etne lokalhistoriske arkiv for å kartlegge privatarkiv. Besøksrunda starta i Austrheim kommune. Kommunen oppbevarer fleire privatarkiv, men omfanget er lågt. Totalt har kommunen 34 privatarkiv fordelt på fem hyllemeter. Dei fleste arkiva er organisasjonsarkiv, det vil seie, arkiv som har blitt skapt av ein foreining eller eit lag. Til dømes utgjer ulike kristne lag- og foreiningar ein stor del av omfanget av dei fem hyllemeterane. Kommunen oppbevarer også to små bedriftsarkiv etter Austrheim Meieri og Mastrevik Hermetikkfabrikk, i tillegg til eit person/familiearkiv og eit institusjonsarkiv.
Etter å ha kartlagt privatarkiv i Austrheim kommune gjekk turen videre til Kvam kommune. Her var dei fleste av privatarkiva ordna og registrert i eit eiga skjema. Ifølgje skjema frå Kvam kommune skulle dei ha over 120 privatarkiv, i tillegg til eit lite antal av arkiv som ikkje hadde blitt registrert. Det viste seg å stemme, og alt i alt blei til saman 133 privatarkiv fordelt på 13 hyllemeter kartlagt. Til liks med Austrheim kommune har Kvam kommune også ein stor mengde av organisasjonsarkiv. Heile 102 av dei 133 privatarkiva er arkiv etter lag- og organisasjonar. Kommunen oppbevarer også ein mindre mengde bedriftsarkiv, samlingar og person/familiearkiv.
Lokalisert heilt sør i fylket finn ein Etne lokalhistoriske arkiv som var den siste staden vi besøkte i denne omgang. Etne lokalhistoriske arkiv flytta nyleg privatarkiva over til eit nytt magasin for oppbevaring. Dei hadde ikkje fått utarbeidd ein oversikt over sine privatarkiv, men dei ulike arkiva var tydeleg merka. Etter ein dag i arkivmagasinet til Etne lokalhistoriske arkiv blei 7,5 hyllemeter med privatarkiv kartlagt. Dei 7,5 hyllemeterane fordela seg på 45 ulike arkiv. Etne Meieri er det største bedriftsarkivet som blei kartlagt. Omfanget til arkivet er på til saman ein hyllemeter. Ytterlegere oppbevarer Etne lokalhistoriske arkiv mellom anna 29 organisasjonsarkiv, 6 samlingar og 7 bedriftsarkiv.
Privatarkiv i Etne lokalhistoriske arkiv. Fotograf: Linn-Cecilie Salomonsen Sandanger. Datering: 2023.
Vi vil om ikkje lenge avslutte kartleggingsdelen av bevaringsplanen. Då har vi skaffa oss eit godt oversyn over kva privatarkiv som har blitt verna i Vestland fylket. Sjølve bevaringsplanen skal bli ferdigstilt mot slutten av 2023. Takk til Austrheim kommune, Kvam kommune og Etne lokalhistoriske arkiv for at fylkeskommunen fekk komme på besøk.