Den største ufordringa knytt til informasjon i elektronisk format, er at den i stor grad er knytt til og er avhengig av det systemet den vart skapt i. Den dagen det aktuelle systemet vert lagt ned, misser ein samstundes verktøyet til å lese informasjonen.

Metodane fylkesarkivet nyttar for å bevare elektroniske arkiv er utarbeidd av Riksarkivaren, og består av ein prosess der ein konverterer data frå eitt system over til standardiserte format fastsett av Riksarkivaren. I tillegg vert det registrert data om arkivet, slik som, arkivskaper, systemet arkivet vart skapt i, datastruktur og bruksområde.

Mykje av arbeidet med elektroniske arkiv er framleis eit utviklingsarbeid, og fylkesarkivet samarbeider difor med Riksarkivet og andre arkivinstitusjonar.

Eit viktig samarbeid er [KDRS] (Kommunearkivinstitusjonenes digitale ressurssenter). Dette er eit samvirke mellom fleire kommunearkivinstitusjonar. Hovudmåla for samarbeidet er å etablere ei felles plattform for kompetanse og fagleg utvikling for innhenting, bevaring og tilgjengeleggjering av digitale arkiv. I tillegg vil ein bygge opp eit felles nasjonalt tenestetilbod for langtidslagring av digital informasjon til alle kommunane.

Vi tilbyr følgande tenester innan elektronisk depot:

  • Rådgiving ved planlagt avslutning og periodeskilje
  • Rådgiving angåande uttrekk og deponering
  • Mottak og testing av uttrekk
  • Sikring og bevaring av deponert materiale
  • Katalogisering av deponert materiale